Comment rédiger un cahier des charges ERP en 5 parties ?

La rédaction d’un cahier des charges ERP n’est pas un exercice facile. Or, ce document contractuel est indispensable pour garantir le bon déroulement de la mise en œuvre et du déploiement de ce type de solution informatique. La rédaction d’un cahier des charges permet de porter un regard sur le fonctionnement de l’entreprise et sur son organisation dans la production et la gestion des ressources. Il aide à déterminer l’ensemble des besoins, des fonctionnalités attendues ainsi que le budget à consacrer au projet ERP. Imagina International vous présente un exemple de cahier des charges ERP en 5 parties. 

1 – Présenter l’entreprise dans le cahier des charges ERP

La présentation exhaustive de votre entreprise est un point capital dans la rédaction du cahier des charges ERP. Cette première étape va permettre à votre éditeur de solutions informatiques de déterminer le profil d’outil correspondant le mieux à votre activité. Un exemple de cahier des charges ERP décisionnel contient des informations telles que :

• le secteur d’activité de votre PME/PMI, son offre et sa taille ;
• le rythme de croissance de votre entreprise ;
• les métiers de votre entreprise et leurs interactions au sein des services ;
• le chiffre d’affaires et les indicateurs utiles ;
• le positionnement sur le marché concerné ;
• la répartition géographique de l’entreprise ;
• le volume de clients et les prévisions de vente.

Pour réussir votre projet ERP, vous devez également apporter un maximum de précisions sur les produits et services que vous vendez. Bien entendu, des informations sur vos personas et la clientèle ciblée doivent figurer sur le document référentiel ERP. 

Mais ce n’est pas tout. Les processus de production – de l’élaboration du devis jusqu’à la livraison – et l’organisation des flux de communication sont des éléments fondamentaux à détailler dans le cahier des charges ERP. En effet, l’intégrateur a besoin de cette visibilité globale de votre entreprise pour comprendre son fonctionnement. Grâce à cet ensemble  d’informations, il peut vous conseiller sur la solution logicielle ERP la mieux adaptée. 

2 – Répertorier les éléments du système d’information existant

Dans tous les exemples de cahier des charges ERP, on recommande d’effectuer un tour d’horizon de l’existant composant votre système d’information (SI). Ces données permettent au prestataire d’intégrer de manière efficace le nouveau progiciel au SI existant. Pour ce faire, il est nécessaire de lister les éléments composant votre écosystème informatique comme les serveurs, l’infrastructure du réseau, les volumes de données traitées quotidiennement… Des schémas ou des captures d’écrans sont les bienvenus pour compléter la rédaction de votre cahier des charges ERP.

Il est également utile de préciser la liste des autres logiciels utilisés dans votre PME/PMI tels que les applications de comptabilité, de ressources humaines ou de GMAO. Vous détaillerez, pour chaque service de votre entreprise, les systèmes mis en place ainsi que les postes de travail associés et le nombre d’utilisateurs actifs. À supposer que vous exerciez déjà avec un logiciel ERP, la fourniture d’une analyse précise de cette solution « en place » permet d’identifier les points forts et faibles de ses fonctionnalités et ainsi de déterminer vos réels besoins concernant le nouveau logiciel. 

3 – Le cahier des charges ERP pour identifier et recenser les fonctionnalités pertinentes  

Vous l’avez compris, cibler vos attentes avec précision est essentiel pour choisir le bon logiciel ERP pour votre entreprise. De fait, le PGI vise à optimiser la gestion de la production, de la comptabilité, des ressources humaines ou encore la gestion commerciale et des stocks. Autrement dit, vos exigences en matière de logiciel ERP ne sont pas les mêmes selon votre champ d’intervention et vos prévisions de développement.

Pour une totale réussite, la rédaction d’un cahier des charges ERP doit dresser l’inventaire des modules, des fonctions souhaitées ainsi que des problématiques à résoudre. Par exemple, vous pouvez prioriser un ERP suffisamment modulable pour accompagner votre société dans sa croissance rapide. Les fonctionnalités telles que la gestion du SAV, de la maintenance ou la supervision des données doivent correspondre à votre secteur d’activité. Vous devez également prendre en compte la volumétrie de clients et de ventes de façon à vous orienter vers un ERP doté de capacités suffisantes et évolutives. La mise en place de workflows permet d’automatiser et de fluidifier les flux d’information. Pour illustrer vos idées, vous pouvez vous aider de graphiques, de tableaux ou de croquis. Quels que soient vos objectifs, le cahier des charges ERP permet de définir et soutenir votre projet et de l’inscrire dans un accompagnement numérique à long terme.

4 – Cerner les contraintes pour préparer le projet ERP

Parmi les paramètres à lister dans la rédaction d’un cahier des charges ERP, il est nécessaire de faire apparaître les contraintes liées à la typologie de votre entreprise, notamment les potentielles problématiques d’interfaçage. Pour cela, l’intégrateur doit avoir connaissance des différents logiciels existants avec lesquels le nouvel ERP sera relié. Il doit également connaître les éventuels problèmes techniques auxquels l’entreprise doit faire face quotidiennement. Ces contraintes peuvent par exemple concerner la vitesse et la qualité de la bande passante de l’accès internet, la version et l’âge des serveurs et des postes de travail, la compatibilité avec les appareils mobiles utilisés. Ces impératifs ne doivent pas être sous-estimés, auquel cas ils risquent de compromettre les résultats de l’implémentation du futur ERP. Les enjeux en matière de sécurité des données et de personnalisation du logiciel doivent également être étudiés de manière très rigoureuse.

5 – Définir le budget dans le cahier des charges ERP

La dépense globale pour votre projet ERP est un facteur déterminant dans le choix de votre logiciel. C’est pour cette raison que l’information du budget alloué fait partie intégrante des données devant être inscrites dans un cahier des charges ERP. Pour établir une enveloppe détaillée, il convient d’analyser les coûts globaux de votre projet ERP :

• Études préalables au projet : exploration des besoins fonctionnels en vue de la rédaction du cahier des charges ERP.
• Phase de paramétrages et réalisation des tests.
• Formation du personnel après l’implémentation du logiciel.
• Passage de l’ancien fonctionnement à la gestion centralisée des données sur ERP.
• Les modules nécessaires, les licences, le matériel à prévoir.
• La maintenance annuelle, le SAV.
• Les futures évolutions…

Le cahier des charges ERP peut être rédigé sous Word, Excel ou autre et être envoyé aux éditeurs de solutions informatiques en fichier PDF. Pour préparer ce document contractuel, le chef de projet s’appuie sur les témoignages des salariés de l’entreprise. Ces retours d’expériences se font sur la base de questionnaires et de réunions internes destinées à recueillir et compiler les attentes et les remarques de chacun. 

En somme, la rédaction d’un cahier des charges ERP permet à l’entreprise de se projeter dans la production d’un document référentiel. Celui-ci vise à exprimer clairement les besoins et les attentes en matière de solution ERP. Le cahier des charges est une étape préalable clé pour mettre en place un projet ERP fiable, sécurisé, pérenne et évolutif.